Santa Casa de Marília inicia processo de digitalização de prontuários e documentos
A Santa Casa de Marília iniciou há um ano o processo de digitalização de prontuários e documentos. Empresa especializada foi contratada para a realização do serviço, que conta com a participação direta de colaboradores do próprio hospital, para garantir o direcionamento correto dos trabalhos.
De fevereiro de 2023 até o mesmo mês de 2024, foram digitalizados 34 mil prontuários.
“São quatro processos para a realização da digitalização dos documentos. Primeiro pegamos os prontuários do arquivo, fazemos uma preparação e separamos por tipos de atendimentos. Depois fazemos o protocolo para garantir a segurança do processo. É então que a empresa recebe os documentos e é feita a análise de conformidade através de uma auditoria. Posteriormente, os documentos são digitalizados e os papéis descartados”, explica a responsável pelo processo de digitalização dos documentos na Santa Casa de Marília, Sheridan Lourenço dos Santos.
É importante ressaltar que os documentos digitalizados ficam armazenados em nuvens da internet, em extensão PDF.
“Temos implementado em nossa instituição o Projeto Hospital Sem Papel, fazendo parte do nosso Planejamento Estratégico e a expectativa é que em breve tenhamos um sistema todo digital para evitar a utilização de papel, preservando assim o meio ambiente e trazendo economia para o hospital”, comenta o coordenador do setor de Infraestrutura da Santa Casa de Marília, Luiz Maurício Serra de Arruda.
A Santa Casa de Marília realiza um trabalho focado em gestão ambiental, fazendo parte da Política de Meio Ambiente implementada na instituição. Diversas ações são realizadas visando a responsabilidade socioambiental.
De acordo com a coordenadora de negócios da Santa Casa de Marília, Márcia Mota, o processo de digitalização de documentos teve início por necessidade de otimização de área física e preocupação com a ambiência hospitalar, já que os arquivos ocupam grandes espaços.
“Para este processo o hospital contou com a parceria de empresa especializada, com a contratação de um sistema tecnológico seguro e certificado para tal fim e também com alguns postos de trabalhos com recursos humanos próprios que foram implantados para classificar os documentos, controlar e auditar a operação de digitalização. Mesmo já tendo implantado o sistema de prontuário eletrônico, a nossa unidade hospitalar tem como meta, a curto prazo, implantar o hospital sem papel e assim, contribuir significativamente com a ESG, norteada pelo valor da sustentabilidade socioambiental”.