Contrate com confiança: evite riscos trabalhistas com este roteiro de admissão

A contratação de um funcionário dentro da legislação trabalhista é fundamental para proteger seu negócio contra passivos e multas. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) exige que os empresários cumpram uma série de obrigações, mas com atenção aos detalhes, você pode contratar com segurança e eficiência.

Confira os cinco passos que não podem faltar no processo de admissão, de acordo com a CLT:

1º – Elaboração de Contrato de Trabalho
O contrato de trabalho é o instrumento que define as responsabilidades e direitos de ambas as partes – empregador e empregado – de acordo com a legislação trabalhista.

Neste documento, constam informações essenciais, como os dados do colaborador e da empresa, o valor da remuneração, os benefícios oferecidos e as funções a serem desempenhadas pelo trabalhador.

Ele é fundamental para formalizar o vínculo empregatício, garantindo segurança jurídica tanto para a empresa quanto para o empregado. Além disso, oferece clareza sobre as condições acordadas, funcionando como uma proteção legal para ambas as partes.

2º – Exame Admissional
A legislação trabalhista, juntamente com o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), estabelece a obrigatoriedade da realização do exame admissional em processos de admissão, demissão e exames periódicos.

Esse exame é fundamental para garantir que a empresa esteja contratando um profissional apto a exercer suas funções, sem condições de saúde que possam interferir no desempenho de seu trabalho. Além disso, ele previne alegações posteriores de que o colaborador tenha desenvolvido doenças durante o período de trabalho.

3º – Envio de Documentação pelo Empregado
Esta etapa diz respeito ao envio dos documentos necessários por parte do novo colaborador à empresa. O empregador deve comunicar claramente quais são os documentos exigidos, o prazo para entrega e especificar quais devem ser originais ou cópias.

Com base nesses documentos, a empresa poderá realizar a comunicação aos órgãos competentes, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), sobre a contratação.

4ª – Admissão no e-Social
Em 2014, com o objetivo de simplificar os processos burocráticos nas relações trabalhistas, foi criado o e-Social (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).

Esse sistema foi desenvolvido para centralizar o envio das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregados para os órgãos competentes.

Na plataforma, a empresa realiza o cadastro de novos funcionários, inserindo seus dados com base nos documentos fornecidos, e envia as informações diretamente para os órgãos responsáveis.

Após o envio, basta acompanhar o andamento do processo e, caso haja algum erro, a plataforma emitirá um aviso.

Atualmente, o registro de admissão deve ser feito exclusivamente por meio do eSocial. Além disso, ao contrário de antes, quando o colaborador precisava começar suas atividades para que o registro fosse realizado, agora o cadastro pode ser feito até um dia antes do início do trabalho.

Se o registro for realizado com data retroativa, a empresa pode ser penalizada com multas ou outras sanções.

5º – Registro na carteira de trabalho
De acordo com o artigo 29 da CLT, a empresa tem um prazo de cinco dias úteis para realizar o registro na carteira de trabalho do novo empregado. É importante destacar que o trabalhador tem até 48 horas para apresentar a carteira ao empregador para que o registro seja efetuado.

As informações a serem anotadas na carteira incluem: a data de admissão, dados sobre o empregador, a remuneração e qualquer adicional acordado no contrato de trabalho.

DICA: Todas as empresas, independente do porte, ao contratar seu funcionário sob o regime da CLT, são obrigadas a fazer a assinatura na carteira do empregado, inclusive nos meses de experiência, sob pena de multas que são aplicadas por órgãos competentes, além de restrições fiscais e administrativas que as empresas podem sofrer por não estarem dentro da lei.

Por fim, é crucial entender que o cumprimento rigoroso das obrigações legais no processo de admissão não só evita problemas fiscais e trabalhistas, mas também garante uma relação transparente e segura entre empregador e empregado. Nesse contexto, o apoio de um advogado trabalhista é fundamental para assegurar que todas as etapas sejam executadas corretamente, prevenindo riscos de litígios e multas.

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Dra. Mariana Saroa de Souza é advogada de direito do trabalho empresarial, especialista em direito do trabalho e sócia do escritório Legal Core Inteligência Jurídica Empresarial.